В программе Excel вы можете не тратить время на то, чтобы вручную переносить данные соединяя их построчно в одном столбце, или, наоборот, разбивая по разным. Для этого существуют специальные команды, вводимые в виде функций.
Объединить текст из разных ячеек в одну можно с помощью оператора конкатенации.
Например, мы хотим объединить звание преподавателя с его именем.
Пишем в свободном столбце напротив одного из преподавателей формулу:
=C5&" "&B5
(на рисунке она отображается в самом верху, в строке функций «fx»)
Формула означает, что содержимое ячейки C5 (т.е. звание данного преподавателя) объединяется с пробелом и с содержимым ячейки B5 (т.е. именем преподавателя). Нажимаем Enter, получаем в ячейке результат объединения и растягиваем эту формулу на остальных преподавателей, как было описано выше.
То же самое делает функция СЦЕПИТЬ().
Для нашего примера она будет выглядеть так:
=СЦЕПИТЬ(C5;« »; B5)
Для разбиения ячеек пользоваться формулами необязательно. Excel предоставляет возможность автоматически разделять содержимое ячеек с помощью команды «Текст по столбцам» в меню «Данные».
Этот способ значительно проще, хотя функции позволяют делать более тонкие настройки.
Вставим пустые столбцы между «преподавателями» и «званиями». Нам понадобится два пустых столбца, поскольку некоторые фамилии в нашей таблице – двойные, т.е. содержат пробел («Диан Мак Кехт»).
Далее выделяем ячейки, содержащие имена-фамилии преподавателей и выбираем меню «Данные»/«Текст по столбцам».
«Формат исходных данных» оставляем – «с разделителем», нажимаем кнопку «Далее».
Выбираем «Символ-разделитель» – «пробел», поскольку именно он отделяет имя от фамилии в ячейке. Жмем «Далее» и на третьем шаге – «Готово».
На вопрос «Заменить содержимое конечных ячеек?» отвечаем согласием.
Результат выглядит неплохо. Только фамилия «Мак Кехт» оказалась разделенной. Если такая фамилия одна, можем скопировать руками ее вторую часть в ячейку с первой частью и удалить оставшийся пустым столбец. Если же их много – воспользуемся функцией сцепки, рассмотренной ранее.
Постепенно осваивая Excel, вы сможете выполнять подобные операции одной командой, вместо того, чтобы проделывать всю работу вручную, что существенно сэкономит ваше время. А в дальнейшем, когда программа перестанет удовлетворять ваши потребности в связи с возросшими объемами информации, вы легко сможете импортировать данные из таблички Excel в современную систему. Мы рекомендуем облачные технологии, интегрированные с маркетинговыми инструментами.
Excel — удобная и функциональная программа, но для ведения базы учеников не предназначена. Поэтому со временем вам потребуется перейти на новую систему хранения и учета информации, обладающую, кроме того, функциями для привлечения учеников.
Читайте также:
